オフィス・事務所リフォームの流れ

オフィス・事務所リフォームの流れを徹底解説！スムーズなリフォームを実現するために

オフィス・事務所のリフォームは、大きく分けて以下の6つの工程に分けられます。

1. 計画・準備
2. 業者選定・見積もり
3. 契約・スケジュール調整
4. 工事準備
5. 工事
6. 引き渡し・アフターフォロー

それぞれの工程について、詳しく見ていきましょう。

1. 計画・準備

最初に行うことは、リフォームの目的と具体的なイメージを明確にすることです。以下の点を考慮し、リフォーム計画を立てましょう。

リフォームの目的

なぜリフォームをするのか、どのような課題を解決したいのかを具体的に挙げる必要があります。例えば「社員同士のコミュニケーションがとりづらい」や「収納が足りず部屋が狭く感じる」、「照明や内装の影響で暗く感じる」など、具体的な問題をリストアップしておくことで、解決するべき課題が明確になります。

理想のオフィスイメージ

どのような雰囲気を持つオフィスにしたいのかも重要です。静かで落ち着いたカジュアルな雰囲気にしたいのか、クリエイティブでデザイン性のある空間にしたいのか、企業様の社風に合わせたデザインのイメージを膨らませておくことで、仕様の打ち合わせがスムーズになります。

必要な機能

会議室、休憩スペース、収納など、必要な空間をリストアップすることと、効率的な作業を行うために必要なプリンターやPCなどの必要な設備の配置や台数、快適に作業を行うために必要な空調設備、軽食を取ったり休憩をするためのカフェテリアなどに必要な電気設備など必要に応じて決めていく必要があります。
予算とスケジュール: 使える予算やリフォームにかけられる期間を明確にしておく必要もあります。予算や期間を明確にすることができれば、選定する設備やデザインの仕様をある程度絞っていくことができます。

予算とスケジュール

使える予算やリフォームにかけられる期間を明確にしておく必要もあります。予算や期間を明確にすることができれば、選定する設備やデザインの仕様をある程度絞っていくことができます。

現状のオフィスの把握

まずは現状のオフィス環境について詳細に把握することが重要です。レイアウト（部屋の配置や動線）、設備（空調、照明の明るさ、ネットワーク機器）、配線（コンセントの位置、無理な配線接続になっていないか）などを一つ一つ確認します。現状の課題や改善の余地がないかを明確にし、今後のレイアウト変更や設備更新に向けた適切な計画の基礎とします。

2. 業者選定・見積もり

複数のリフォーム業者に見積もりを依頼し、比較検討します。業者の選定では、以下の点を重視しましょう。

提案力

希望や予算に合わせた提案をしてくれる業者選びを行いましょう。最初の段階で提示されるプランが、標準的なプランや大まかな概算金額ではなく、企業様の希望や現場の状況に応じたプランの提示であるかが重要です。予算や現場の状況、工期の面を考慮して現実的に実行可能なプランであるか、予算が限られた中でも企業様にとってプラスになる提案があるかなどを確認しましょう。また、見積の総額だけではなく、各項目の費用がしっかりと明示されており、予算の調整が可能な提案をしてもらえる業者であれば安心して依頼することができます。

コミュニケーション

依頼する担当者の対応が丁寧かつ迅速で信頼できるものか確認する必要があります。コミュニケーションがスムーズで、伺った内容だけではなく、プロとしてのプラスの情報提供があり、相談への対応が親身であると感じられるかをしっかりと見極める必要があります。

アフターサービス

工事後の保証やサポート体制は充実しているかの確認も重要です。保証期間はどこまでなのか、どこからが無償で、どこからが有償になるか具体的な保証範囲などを詳細に確認しておく必要があります。また、工事後の追加の依頼や、実際に使用してからの質問、追加の修理など、迅速に対応してもらえる体制が整っているかしっかりと確認しておきましょう。

3. 契約・スケジュール調整

信頼できる業者を選んだら、契約内容を十分に確認し、契約を結びます。契約の際には、以下の点を確認しましょう。

工事内容

契約書類に具体的な工事内容や使用材料、施工範囲が明確にわかるものが添付されているかしっかりと確認しておきましょう。また、使用する材料の品質や耐久性、追加で発生する可能性のある工事を事前に確認しておくことで、契約後のトラブルを未然に防ぐことができます。

工期

工事期間とスケジュールが明確に定められているかも重要です。工事種目ごとで施工に入る日程が明確になっているかや、どの段階で進捗確認を行うか、余裕のある工期設定になっているかなど業務に支障がないよう事前に確認を行っておきましょう。

支払い条件

支払い方法や支払いのタイミングを明確にしておきましょう。契約時点や工事着手時の支払いはどのくらい必要なのか、ローンや補助金を利用する場合はどうなるのかなど確認しておきましょう。

また、工事スケジュールに合わせて、社員への周知や仮オフィスの手配など、必要な準備を進めます。

4. 工事準備

工事前に、必要な準備を行います。

荷物の移動・保管

工事の妨げにならないよう、荷物を移動・保管しておく必要があります。どこに移動保管しておくか、工事後の収納場所などを事前に決めておくことでスムーズに復旧を行うことができます。機密情報が記載してあるものや、故障しやすい機器などは保管方法に注意を払い、余裕を持ったスケジュールを組んでおきましょう。

近隣への挨拶

工事による騒音などで近隣に迷惑をかける可能性があるため、事前に近隣挨拶を行う、もしくは施工業者に行ってもらえるのか事前に確認しておきましょう。近隣の理解を得ることと誠実な対応を行うことは、企業イメージの向上にもつながります。

5. 工事

工事は、計画とスケジュールに沿って進められます。工事中は、工事の妨げにならないよう施工業者と日程を調整したうえで、定期的に現場を確認し、進捗状況や施工品質をチェックしましょう。

6. 引き渡し・アフターフォロー

工事完了後、仕上がりを確認し、問題がなければ引き渡しを受けます。引き渡し後も、アフターサービスを利用して、不具合や疑問点に対応してもらいましょう。

オフィス・事務所リフォームを成功させるための注意点

社員様の意見を取り入れる

社員様の意見や要望を反映させ、満足度の高いオフィスを目指しましょう。「リフレッシュできるスペースが欲しい」「集中して作業できる個別のスぺ―スがほしい」など業務効率を改善させるうえで必要なアイデアを具体的に拾っておく必要があります。

補助金・助成金の活用

リフォーム内容によっては、補助金や助成金を利用できる場合があります。補助金・助成金の認定支援機関、もしくは信頼できる顧問税理士や公認会計士、行政機関に補助金・助成金の利用が可能か、税制上の優遇措置を受けられるかなどを事前に確認しておきましょう。申請方法については実施している団体の手引きや公募要領により異なります。補助金・助成金を受けることができれば、予算の有効活用につながるため、積極的に検討していきましょう。

安全性と機能性を両立

美観だけでなく、安全性や機能性も考慮した設計にしましょう。バリアフリー設計を取り入れたり、快適な照明や温度管理、静音性を意識したものにすることで、社員様が安心して働くことのできる環境とすることができます。

まとめ

オフィス・事務所のリフォームは、働く人のモチベーションや企業のイメージを大きく左右します。計画的にリフォームを進め、快適で生産性の高いオフィス環境を実現しましょう。

北九州市、行橋市、苅田市、みやこ町、下関市で建築・リフォーム・改修を検討している方は、是非この記事を参考にしてください！

倉庫・事務所・オフィス・店舗・工場・医院・クリニック・介護福祉施設・農業用倉庫・ガレージの新築・リフォームはプラザワークス（ハウジングプラザ）にお任せください！